Efektifitas Digitalisasi Arsip Surat Melalui Pembuatan Aplikasi Document Management System (DMS) Pada Subbagian Tata Usaha Kantor Kementerian Agama Kota Lhokseumawe
DOI:
https://doi.org/10.5201/jet.v3i2.292Kata Kunci:
Arsip; Digitalisasi; Document Management System; Surat.Abstrak
Arsip diartikan sebagai tempat data atau informasi yang berbentuk tulisan berbasis dokumen yang tersimpan di dalam
satu wadah yang umumnya dibuat oleh instansi untuk digunakan sebagai rekapitulasi data saat dibutuhkan. Sampai saat
ini sistem pengarsipan surat di Kantor Kementerian Agama Kota Lhokseumawe masih menggunakan metode manual
dimana staff harus menulis dan menentukan siapa saja penerima surat, jenis surat, dan aksi apa yang akan dilakukan pada surat tersebut dan menyalurkan langsung kepada orang yang dituju satu persatu. Menggunakan sistem pengarsipan secara manual memiliki banyak dampak negatif terhadap berbagai aspek seperti dari segi sekuritas yang dapat mengakibatkan potensi kehilangan data. Selain itu, proses pencarian dokumen memerlukan waktu yang lama. Hal ini sangat berpengaruh terhadap kualitas pelayanan yang diberikan oleh Subbagian Tata Usaha pada Kantor Kementerian Agama Kota Lhokseumawe kepada masyarakat dan juga kepada Organisasi. Oleh karena itu, penelitian ini menghasilkan aplikasi Document Management System (DMS) berbasis web yang dapat mendigitalisasi proses pengarsipan dan sistem surat menyurat.
Referensi
Alhaidari, F. A. (2019). The Digital Library and the archiving System For Educational Institutes. Pakistan Journal
Of Information Management and Librarie, 20, 94-117.
Arief, M. R. (2011). Pemrograman Web Dinamis Menggunakan Php dan Mysql. Yogyakarta : Andi Publisher.
Budiman, Rosyid Muhammad. (2009). Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik. Yogyakarta: Badan Perpustakaan dan
Arsip Daerah.
Fathurrahman, M. (2018). Pentingnya Arsip Sebagai Sumber Informasi. JIPI (Jurnal Ilmu Perpustakaan Dan
Informasi), 3(2), 215-225.
Dinata, R. K., Hasdyna, N., Retno, S., & Nurfahmi, M. (2021). K-means algorithm for clustering system of plant
seeds specialization areas in east Aceh. ILKOM Jurnal Ilmiah, 13(3), 235-243.
Haryadi, H. (2009). Administrasi Perkantoran Untuk Manajemen & Staff. Jakarta Selatan: Transmedia Pustaka.
Kim, D. (2018). Building Pleasure and The Digital Archive. Bodies of Information: Intersectional Feminism and
Digital Humanities, 230-260.
Dinata, R. K., Safwandi, S., Hasdyna, N., & Mahendra, R. (2020). Kombinasi Algoritma Brute Force dan Stemming
pada Sistem Pencarian Mashdar. CESS (Journal of Computer Engineering, System and Science), 5(2), 273-278.
Dinata, R. K., Hasdyna, N., & Alif, M. (2021). Applied of Information Gain Algorithm for Culinary Recommendation System in Lhokseumawe. Journal Of Informatics And Telecommunication Engineering, 5(1), 4552.
Laksono, R. (2017). Pemanfaatan Teknologi Digital Dalam Proses Alih Media Arsip Statis. Diplomatika: Jurnal
Kearsipan Terapan, 1(1), 47-60.
Mardiyati, S., & Data, P. (2020). Sistem Pengelolaan Data Surat Masuk dan Surat Keluar Kelurahan Curug Sri, (58),
-23.
Dinata, R. K., Novriando, H., Hasdyna, N., & Retno, S. (2020). Reduksi atribut menggunakan information gain
untuk optimasi cluster algoritma k-means. J. Edukasi dan Penelit. Inform, 6(1), 48-53.
Millar, L.A. (2017). Archives: principles and practices. Facet Publishing.
Muhammad Luqman (2013), Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Surat Masuk dan Keluar Pada Bagian
Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Pacitan, Speed Journal Vol 10 No 3 – Agustus 2013, ISSN 1979 – 9330,
speed.apmmi.org.
Hasdyna, N., & Dinata, R. K. (2020). Analisis Matthew Correlation Coefficient pada K-Nearest Neighbor dalam
Klasifikasi Ikan Hias. INFORMAL: Informatics Journal, 5(2), 57-64.
Muhammad Musligun, O. (2016). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Menggunakan Model Terstruktur dan
UML. Yogyakarta: CV Andi Offset.
Dinata, R. K., Akbar, H., & Hasdyna, N. (2020). Algoritma K-Nearest Neighbor dengan Euclidean Distance dan
Manhattan Distance untuk Klasifikasi Transportasi Bus. ILKOM Jurnal Ilmiah, 12(2), 104-111.
Pangeran, M. D. R. (2019). Rancang Bangun Aplikasi Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar Berbasis Web pada PT.
Petrokimia Gresik.
Rumaf, Z., Djufri, I., & Sabt, J. (2019). Sistem Informasi Manajemen Data Surat Berbasis Web Pada Kantor Dinas
Pertanian Kota Ternate. IJIS – Indonesian Journal On Information System, 4(2). https://doi.org/10.36549/ijis.v4i2.52
Sumiati, S. E. Anjarwani dan M. A. Albar, “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan
pada Sekretariat Daerah Provinsi NTB berbasis WEB,”J-COSINE, vol.2, no.1 E-ISSN:2541-0806, hal.9-11, Tahun
Y. Kustiyaningsih, D. Rosa.. 2011. Pemrograman Basis Data Berbasis WEB Menggunakan PHP dan Mysql
Yogyakarta: Graha Ilmu.
